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La fattura proforma: cos’è e quando serve?

La fattura proforma, o proforma invoice in inglese, è un documento necessario per spedire in Italia fuori dall’Unione Europea a fini non commerciali. Infatti, questo documento fornisce alle autorità doganali informazioni importanti sulla spedizione e fa sì che il vostro pacco arrivi a destinazione senza problemi.

Redigerla correttamente non è affatto complicato, ma bisogna comunque prestare attenzione a completare la fattura in tutte le sue parti. Questo articolo vi fornirà importanti informazioni sul funzionamento della fattura proforma.

La fattura proforma e un timbro pro forma

Cos'è la fattura proforma?

La fattura proforma è un documento da allegare per spedire un pacco a fini non commerciali. È richiesta quando si spedisce un pacco contenente di regali o oggetti per uso personale fuori dall’Unione Europea, intesa anche come CEE (Comunità Economica Europea). Attraverso questo modulo, il mittente fornisce alle autorità doganali informazioni importanti sul contenuto della spedizione.

Poiché si tratta di un documento che accompagna le spedizioni internazionali extra UE, tutti i dati contenuti devono essere riportati in inglese (o all’occorrenza nella lingua del paese destinazione. L’inglese comunque è lo standard). In particolare, il documento contiene informazioni su:

  • cosa si sta esportando: è necessario includere quanti più dettagli possibile sulla merce. In assenza di informazioni precise, gli agenti doganali potrebbero decidere di trattenere la spedizione per ulteriori controlli, causando ritardi anche notevoli nella consegna del pacco;
  • a quale scopo lo si esporta: come menzionato, la fattura proforma viene redatta quando si spedisce un pacco a scopi non commerciali. Di conseguenza, è opportuno specificare sul documento che la merce non viene spedita al fine di essere venduta;
  • chi è il destinatario della spedizione: includendo tutti i dettagli che vedremo in seguito;
  • qual è il valore della merce: nonostante si tratti di una fattura emessa a scopo non commerciale, è comunque necessario riportare il valore commerciale dei contenuti del pacco, ovvero il valore commerciale in caso di vendita.

Esempio di fattura proforma

Fattura proforma
Fattura Proforma - esempio di un documento

Scarica la fattura proforma fac-simile qui

Per preparare il documento più agevolmente, potrai scaricarne una copia da compilare qui:

Quali sono le differenze tra la fattura proforma e la fattura commerciale?

Quando si deve spedire un pacco verso un paese fuori dall’Unione Europea, deve essere necessariamente allegata una fattura al pacco per fornire informazioni riguardo alla spedizione e al suo valore. Esistono, però, due tipi di fatture: la fattura proforma e la fattura commerciale. É importante, quindi, scegliere quella adatta allo scopo della propria spedizione.

Poiché la fattura è assolutamente necessaria allo sdoganamento della spedizione, senza di essa il pacco potrebbe essere trattenuto in dogana. In ogni caso, se devi spedire un pacco dall’Italia ad amici, conoscenti o familiari in una paese extra UE, vi sarà sufficiente allegare alla spedizione il modulo compilato della fattura proforma.

La tabella di seguito riassume le differenze tra fattura commerciale e proforma.

 Fattura proformaFattura commerciale
UsoQuando la merce spedita non è destinata alla vendita.Emessa in caso di esportazione di articoli a fini commerciali. L'autorità doganale si basa sul documento per determinare l'entità di dazi e oneri doganali.
EsempiRegali, riparazioni, campioni gratuiti, transazione finanziaria non ancora eseguita, accordo prelmininare tra fornitore e cliente su pagamento futuroInvio di fornitura a un cliente, campioni a pagamento.
ParticolaritàNon deve necessariamente essere emessa con numero progressivoDeve obbligatoriamente riportare un numero progressivo
Particolarità IIUna volta emessa, può essere modificataDopo essere stata emessa, non può essere modificata.
Nota beneStabilische la presenza di un obbligo finanziario tra il mittente e il destinatario.

Quali sono i vantaggi della fattura proforma?

Come abbiamo visto, ci sono notevoli differenze tra una fattura proforma ed una commerciale. Inoltre, qualora possibile, scegliere di redigere la proforma al posto di una fattura commerciale può comportare diversi vantaggi.

Ad esempio:

  1. la fattura proforma può essere modificata senza annullare ufficialmente quella emessa in precedenza. Ciò significa che, in caso di errori, sarà molto facile rimediare;
  2. chi emette la proforma non dovrà corrispondere oneri fiscali fino al momento in cui avverrà realmente una transazione finanziaria. Ciò è particolarmente utile in caso di liberi professionisti che emettono una fattura proforma prima ancora di avere ricevuto un pagamento;
  3. solo una volta ricevuto il pagamento sarà necessario emettere una fattura commerciale. Di conseguenza, solo con la vera e propria fatturazione si sarà responsabili di pagare oneri e tasse, come ad esempio l’IVA.

Come compilare la fattura proforma?

Compilare una fattura proforma richiede un po’ di tempo e attenzione ai dettagli, ma non è affatto complesso. Infatti, esistono dei moduli in bianco riportanti tutti i campi da compilare. Poiché, però, la fattura proforma assomiglia per molti aspetti ad una classica fattura commerciale, sarà necessario prestare attenzione ad alcuni elementi:

  1. assicurati che il modulo riporti chiaramente la dicitura “proforma invoice” (fattura proforma): proprio perché i due modelli di fatture, quella proforma e quella commerciale sono fondamentalmente identici, è importante differenziarli e comunicare chiaramente alle autorità doganali straniere il tipo di fattura che si sta emettendo in inglese, possibilmente all’inizio ben in alto e visibile nel documento.
  2. deve riportare la dicitura seguente: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).
  3. deve utilizzare una numerazione diversa da quella della fattura commerciale classica. Come abbiamo detto, la numerazione della fattura proforma non deve necessariamente essere progressiva.
  4. la fattura deve essere sempre compilata in inglese poiché sarà letta in un paese straniero.

Dati necessari per compilare la fattura proforma

La compilazione della proforma prevede che vengano incluse diverse informazioni in inglese sull’esportatore, sull’importatore e sulla merce contenuta nel pacco. Queste informazioni includono:

Dati del mittente e destinatario

  1. Sender (dati del mittente)
    • Name: nome e cognome
    • Address: indirizzo completo
    • Country: Paese
    • Phone number: recapito telefonico
    • TAX ID: partita IVA (in caso di aziende) o codice fiscale (in caso di privati)
  2. Consignee (dati del destinatario)
    • Name: nome e cognome
    • TAX ID: partita IVA o codice fiscale
    • Address: indirizzo completo
    • Country: Paese
    • Phone number and email address: numero di telefono e indirizzo email
    • Sold to: dati di chi importa, se l’importatore è diverso dal destinatario

Informazioni sulla spedizione

  1. Shipment detais (dettagli della spedizione)
    • Invoice number: numero di fattura proforma o commerciale
    • Date: data in cui la transazione è stata eseguita, come riportato sulla fattura
    • Tracking: il numero di spedizione presente sulla lettera di vettura
    • PO: numero di ordine dell’acquisto, definito da chi spedisce
    • Terms of sale: condizioni di vendita, per esempio chi tra mittente e destinatario si fa carico di spese di spedizione, assicurazione e termini di reso
    • Reason for export: motivo della spedizione, tra cui:
      • Sale (vendita) — da escludere in caso di fattura proforma
      • Gift (regalo)
      • Samples (campioni)
      • Repair (riparazione)
      • Return (restituzione)
  2. Value information (valore della spedizione):
    • Invoice line total: valore del contenuto tranne l’imballaggio
    • Discount o rebate: sconti
    • Invoice sub-total: valore del contenuto una volta applicato lo sconto
    • Freight: spese di spedizione
    • Insurance: copertura assicurativa
      • Other: altre spese
      • Total invoice: totale della fattura
      • Number of packages: numero di colli spediti
      • Total weight: peso complessivo, incluso l’imballaggio
      • Currency code: nel caso di spedizioni dall’Italia, EUR

Informazioni sul pacco e documenti richiesti

  1. Package details (caratteristiche della spedizione)
    • Unit: numero di articoli
    • U/M: unità di misura utilizzata per la merce spedita (pezzi, paia etc.)
    • Description of goods: descrizione della merce, del materiale, e della sua funzione
    • Harm code: codice doganale dell’articolo
    • Country of origin: paese di origine dei prodotti
    • Unit value: valore di ciascun articolo
    • Total value: valore di tutti gli articoli
  2. Declaration statement (dichiarazione del mittente)
    • The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicted, these products are of ………………………… preferential origin.
      (L’esportatore dichiara che, se non diversamente specificato, i prodotti elencati sono di origine…… Qui bisogna specificare se i prodotti sono di origine europea, quindo porre “European Economic Area” o abbreviato EU, oppure No. Se no, apporre l’area geografica di origine del prodotto.)
    • Besides, the exporter declares that all information in this invoice is true and correct.
      (L’esportatore dichiara inoltre, che le informazioni riportate sulla fattura corrispondono al vero)
      La dichiarazione deve essere seguita da data e firma del mittente.
  3. Note aggiuntive
    • In caso si spedisca un regalo, consigliamo di specificare: “Gift – Regalo. Not for resale – Non destinato alla vendita. No commercial value – Senza valore commerciale. Value for custom only – Valore solo ai fini di importazione”
    • In caso di riparazione: “Item for repair – articolo per riparazione”. Ed aggiungere la dicitura sopra riportate subito dopo “regalo”.

Documenti da allegare alla fattura proforma

La fattura proforma non è di per sé un documento sufficiente ad assicurare che la spedizione venga ammessa nei Paesi extra UE. Infatti, sono necessarie copie aggiuntive della fattura proforma, insieme a ulteriori documenti. Bisogna ricordare di allegare al pacco da spedire tre copie dei seguenti documenti:

  • fattura proforma, una da attaccare al pacco e due da consegnare al corriere al momento del ritiro del pacco. Le fatture proforma non devono essere firmate e/o timbrate. Se invece che privato si tratti di azienda, sarebbe opportuno utilizzare carte intestata della stessa;
  • documento di identità, in corso di validità, del mittente;
  • codice fiscale del mittente;
  • dichiarazione di libera esportazione: queste devono essere compilate e firmate tutte in originale. Una sarà allegata al pacco, due saranno consegnate a mano al corriere a cui si consegna il pacco.

Prodotti tutti i documenti necessari, assicuratevi di allegare correttamente la fattura proforma al vostro pacco. Una copia, come detto sopra, deve essere appunto riposta direttamente sul pacco, vicino all’indirizzo del destinatario.

Consigliamo di scegliere il lato più ampio del pacco dove riporre la copia della fattura proforma all’interno di una taschina di plastica incollata al pacco stesso. In alternativa, munitevi di una busta bianca, incollatela al pacco e riponete al suo interno la fattura. Per evitare confusione e garantire velocità alla spedizione, scrivete sulla busta la dicitura “Custom Documents” (documenti doganali).

Le rimanenti due copie andranno consegnate al corriere al momento del ritiro del pacco.

Considerazioni finali: fattura proforma per spedizioni extra UE

Come abbiamo visto, qualsiasi spedizione verso gli Stati Uniti deve essere accompagnata da una fattura, che sia essa commerciale o proforma. La fattura proforma è adatta a quei casi in cui non avviene alcuna transazione finanziaria, come quella che segue una vendita, tra mittente e destinatario.

Quindi, la fattura proforma è la soluzione congeniale nel caso in cui si spediscano regali o oggetti personali ad amici, familiari o conoscenti fuori dalla UE. Inoltre, la proforma è sufficiente anche in caso si spediscano campioni o merce da analizzare a un potenziale cliente. Invece, in caso di vendita sarà richiesta la fattura commerciale.

È importante seguire le indicazioni riportate in questo articolo quando si compili una fattura proforma e assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette e veritiere. In caso contrario, la tua spedizione potrebbe essere bloccata in uscita dall’Unione Europea o in entrata nel paese extra UE di destinazione, causando ritardi nella consegna.

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