Come organizzare spedizioni per eventi e fiere

Come organizzare spedizioni per eventi e fiere

Gli eventi e le fiere offrono sempre una buona possibilità di promozione della propria attività o della propria azienda: durante gli eventi e le fiere, infatti, le varie attività e le varie aziende hanno modo di aumentare il loro numero di vendite e di farsi conoscere anche a potenziali clienti, da trasformare in clienti effettivi.

Molto spesso, però, si ignorano le modalità di organizzazione di questi eventi e di queste fiere, a cui, per partecipare, è necessario portare i propri prodotti, da mettere in esposizione nello spazio che viene assegnato alla propria attività o alla propria azienda. Tra queste modalità di organizzazione, vi è senza dubbio tutto quello che riguarda la spedizione dei prodotti da esporre e del proprio materiale. La domanda, dunque, sorge spontanea: come organizzare le spedizioni per eventi e fiere? Lo spiegheremo in questo articolo, che nasce proprio con l’idea di essere una guida all’organizzazione delle varie spedizioni di questo tipo.

Inutile dire quanto sia assurdo il pensiero di rinunciare ad un evento o ad una fiera solo perché non si conoscono le modalità di organizzazione della spedizione: una volta che si è ben preparati, infatti, pensare a questa spedizione sarà quasi un gioco da ragazzi. L’importante è che sia tutto programmato per tempo e che ci si serva del supporto di partner e di corrieri affidabili.

Quello a cui deve pensare il mittente è solamente l’imballaggio dei vari prodotti: l’imballaggio, ovviamente, è una fase abbastanza delicata, a cui va dedicata tutta l’attenzione possibile. Infatti, è solamente grazie ad un imballaggio di qualità che si può avere la certezza che la merce e i vari prodotti non vengano danneggiati durante il trasporto e che non patiscano gli eventuali urti che potrebbero ricevere.

Ecco, quindi, un piccolo vademecum per organizzare al meglio questa tipologia di spedizione.

  • Utilizzare delle scatole resistenti per il trasporto. Le scatole selezionate devono essere solide e in buono stato, per garantire la sicurezza del pacco che andrà poi spedito.
  • Imballare perfettamente gli oggetti. Come dicevamo poco fa, questo è un passaggio fondamentale, che prevede l’utilizzo di scatole resistenti e di materiali riempitivi (come per esempio il polistirolo o il pluriball), utili ad attutire gli eventuali urti e gli eventuali colpi.
  • Applicare l’etichetta di spedizione. Questo è l’ultimo passaggio, che non va mai dimenticato, in quanto la riuscita della spedizione dipende anche da questa etichetta.

Come organizzare le spedizioni per eventi e fiere internazionali

E per le spedizioni internazionali, in merito a eventi e fiere, cambia qualcosa? Possiamo dire con assoluta certezza che, per i paesi appartenenti all’Unione Europea è sufficiente procedere come abbiamo spiegato nel paragrafo precedente. Diverso è il discorso, invece, per quanto riguarda eventi o fiere che si tengono in un paese extra europeo, per cui la spedizione prevede qualche passaggio in più.

Innanzitutto, è doveroso sapere che in questo caso c’è bisogno di tutti i vari documenti necessari al controllo doganale; inoltre, è necessario anche verificare che le merce e i prodotti che si stanno spedendo non facciano parte della categoria degli oggetti proibiti nel paese di destinazione. Fatta questa doverosa premessa, passiamo ad elencare quali sono i documenti necessari per questo tipo di spedizione (che può essere eseguita tramite corriere espresso, come per esempio il corriere UPS), che sono i seguenti:

  • la copia del documento di identità;
  • la copia del codice fiscale o della partita IVA;
  • la dichiarazione di libera esportazione;
  • le varie etichette di spedizione (a cui facevamo riferimento anche per le spedizioni nazionali);
  • la fattura pro-forma o commerciale.

Tutti questi documenti devono essere presentati attraverso tre copie, due delle quali devono essere scritte nella lingua del paese di destinazione o quantomeno in lingua inglese. Inoltre, due di questi documenti prevedono altri dati da inserire al loro interno: questi due documenti sono la dichiarazione di libera esportazione e la fattura pro-forma o commerciale.

Con dichiarazione di libera esportazione si intende quel documento che identifica come unico responsabile della merce contenuta nel pacco il mittente. All’interno di questa dichiarazione, devono essere riportati:

  • i dati personali (propri o dell’azienda);
  • un indirizzo e-mail;
  • il numero di telefono;
  • il numero di spedizione;
  • la data di spedizione;
  • la firma del mittente.

Per quanto, invece, riguarda la fattura pro-forma, quest’ultima è il documento in cui sono riportate tutte le informazioni utili alla dogana, che ha il compito di controllare il pacco. In questa fattura, vanno indicati i seguenti dati:

  • lo scopo della spedizione;
  • un elenco dettagliato dei prodotti contenuti nel pacco e i loro materiali;
  • i dati di spedizione del mittente e del destinatario;
  • il luogo di produzione;
  • il valore economico unitario e il valore economico totale.

Tutto quello che devi sapere per effettuare delle perfette spedizioni per eventi e fiere

Sia che si tratti di una spedizione pacchi nazionale sia che si tratti di una spedizione pacchi internazionale, ci sono dei fattori da tenere in considerazione quando si organizza una spedizione per eventi o fiere.

Come abbiamo già detto, è necessario programmare e preparare tutto per tempo, specialmente se i pacchi da spedire sono di grandi dimensioni. Dopodiché, bisogna capire di quale servizio di spedizione si può aver bisogno, secondo le proprie necessità.

Per quello che riguarda gli aspetti pratici, invece, bisogna avere cura dell’imballaggio del pacco: bisogna, quindi, disporre di tutti i materiali che servono e, una volta che il pacco è stato imballato, bisogna procedere con l’applicazione di tutte le etichette necessarie, all’interno delle quali devono essere riportate quante più informazioni possibili sul mittente, sul destinatario, sulla merce che c’è all’interno del pacco e sul pacco stesso.

In ultimo, è necessario disporre di una persona di riferimento che sia incaricata di ricevere il pacco contenente la merce e i vari prodotti: questo è essenziale al fine che il pacco non venga smarrito, rifiutato o danneggiato.

Con questi piccoli accorgimenti e questi piccoli suggerimenti, siamo sicuri che organizzare la spedizione per eventi o fiere sarà semplicissimo: è sufficiente semplicemente agire per tempo e disporre di tutte le informazioni e i materiali necessari.